廣悅專業研究丨在歐洲設立公司的員工個人資訊保護七大常見誤區

隨著中國企業在歐洲的業務擴張和投資佈局不斷深化，越來越多的企業開始在當地設立機構並雇傭歐洲員工。在這一監管體系成熟、執法力度強勁的法域中，員工個人資訊保護是用工管理中最易被忽視、同時也是違規風險最高的環節之一。許多企業在開拓歐洲市場時更關注面向消費者和客戶的數據合規，卻常常忽略內部員工數據的處理要求。若繼續沿用國內的人力資源管理模式和數據處理習慣，往往難以符合歐洲的監管規則，稍有疏忽即可能引發員工投訴、負面輿情，甚至導致監管調查或行政處罰。

本文旨在從中國企業在歐洲用工實踐中常見的七大合規誤區出發，結合中歐在法律框架和監管實踐上的差異，對相關風險點進行系統解析，幫助出海企業識別潛在合規風險，提升在歐開展人力資源管理活動中的穩健性與合規性。

常見誤區1：在招聘階段收集員工家庭情況、婚育計劃等私人資訊

根據《通用數據保護條例》（GDPR）第5條第1款規定的數據最小化原則，數據控制者應僅收集實現處理目的所“必要”的個人數據。具體在招聘環節，在歐洲各國的法律實踐一般均限制用人單位在招聘過程中詢問或記錄超出評估應聘者適崗性的必要範圍，包括但不限於宗教信仰、婚育情況及計劃、政治傾向、工會成員身份等非必要的資訊，避免構成歧視性篩選。除了GDPR外，歐盟各成員國均對招聘流程可收集的資訊範圍做出了限制，如法國勞動法L1221-6條¹即明確規定，在招聘階段向求職者索取任何形式的個人資訊的目的，均應僅限於評估其勝任所應聘職位的能力或職業技能，再如德國聯邦反歧視辦公室明確說明，如應聘者在招聘過程中被詢問生育計劃、宗教信仰等歧視性問題，均無義務給出真實回答，並且如因為此類歧視而未獲得工作時，可以對雇主提起訴訟²。

用人單位在設計招聘流程時，應嚴格依據“崗位必要性”確定資訊收集範圍，避免涉及宗教、婚育計劃、政治傾向等敏感事項，並對招聘人員開展反歧視與隱私保護培訓，確保所有面試環節僅圍繞崗位勝任能力展開，降低因不當提問而引發歧視性招聘質疑或法律風險。

常見誤區2：將“員工同意”視為萬能的個人數據處理合法基礎

根據GDPR第6條的規定，個人數據的處理必須建立在六項合法性基礎之上。在雇傭關係中，企業常用的合法處理依據主要包括以下四種：

① 履行合同所必需：指為履行勞動合同或在簽訂勞動合同前採取相應措施所必需的數據處理。例如，為支付薪資所需處理的員工銀行帳戶資訊，或為辦理社會保險、福利等人事事務所需的身份資訊，通常可依據該項合法基礎進行處理。

② 履行法定義務：適用於為遵守國家勞動法、稅法、社保法等相關法律法規所必需的數據處理行為。例如，向稅務機關申報工資薪金、提交工傷報告、履行用工備案義務等，均屬於法定義務驅動下的處理行為。

③ 基於雇主的合法利益：即雇主為實現自身正當商業利益進行的數據處理，但前提是必須進行“利益衡量”，確保該處理不會對員工的基本權利與自由造成不成比例的影響。例如，為保障資訊系統安全而監測企業網路流量，可主張以合法利益為依據，但須證明該措施具有必要性，且採取了最小侵害員工隱私的方式。

④ 員工明確授權同意：指企業在特定場景下，基於員工自願、明確且知情的同意，收集和處理其個人數據，且該同意僅限於特定且合法的處理目的。在實踐中，針對健康資訊、生物識別數據等特殊類別個人數據，企業在開展收集與處理活動前，通常需以取得員工的明確同意作為法定前置條件。

然而，值得注意的是，實踐中，僅基於員工同意開展的數據收集處理活動，較容易被監管部門質疑合法性以及員工同意的自願性，如果僅依據員工在入職過程中前述籠統的個人資訊處理知情同意書，以為後續公司任何收集、處理情形的合法合規性進行背書，存在較大的違規風險。歐洲數據保護委員會在其“Guidelines on Consent under Regulation (EU) 2016/679 (GDPR)”就曾指出：在由於雇主與雇員關係所固有的依附性，數據主體通常難以在不擔心遭受不利影響的情況下拒絕向雇主提供其對數據處理的同意³。《德國聯邦數據保護法》第二十六條明確規定，如基於員工同意處理數據，必須考慮其從屬性，評估同意是否在這種權勢不平衡下真正自願⁴。

在雇傭場景中，應避免將員工入職時簽訂的概括性、籠統個人資訊收集處理授權書作為所有數據處理行為的通用依據。公司應結合實際，將數據處理分別對應至合同必要、法定義務或合法利益等更穩健的處理基礎，並在內部明確不同處理活動的依據與必要性。對於健康資訊、生物特徵等敏感數據，應依法開展必要性審查或數據保護影響評估，並在監管要求下獲取單獨、明確的授權同意。如確需基於員工同意開展處理，應在取得同意前充分履行必要的說明和告知義務，明確具體的處理目的、使用場景、保存期限及可能影響，並告知員工具有拒絕及隨時撤回同意的權利和相應的撤回方式，確保同意在知情、自願的前提下作出。獲取同意時，建議以書面形式完成相關告知及授權，由員工簽字確認知悉上述權利，並妥善保存記錄，以便在合規審計或爭議處理中予以備查。

常見誤區3：未區分場景地收集、處理及存儲公司視頻監控資訊

GDPR並未禁止雇主在合理範圍內實施員工監控，但前提是必須嚴格遵守合法性、必要性、透明性和比例性等基本原則。在此統一框架下，歐盟各成員國普遍通過本地立法或監管指引，進一步對員工監控設定了非常具體、嚴格的合規要求，包括但不限於西班牙《數據保護法》（LOPDGDD）第89條⁵、義大利《工人法典》（Statuto dei Lavoratori）第4條⁶、愛爾蘭數據保護委員會發佈的《數據控制者監控使用指南》⁷等。常見限制及合規要求主要包括：

●監控目的：僅限於實現合法正當目的，例如財產保護、防止盜竊、保障員工人身安全等。

●監控範圍：不得在員工更衣室、休息區、衛生間等私密性較強的場所安裝攝像設備，應聚焦於入口、倉儲等必要區域。

●員工知情權保障：用人單位須在設置監控攝像頭前，向員工明確告知相關資訊。僅在出於保護財產／防止犯罪等合法目的，雇主有合理懷疑嚴重不當行為、無更溫和手段能夠滿足目的時，雇主才能設置隱蔽攝像頭⁸。

●保存期限：視頻資料應僅在達成特定目的所必需的最短時間內保留，通常不超過數日到數周，除非發生異常事件需作證據保存。

●員工代表參與：在多國立法框架下，安裝監控系統前須與工會或員工代表協商並達成協議。

員工監控始終是歐盟各國數據保護機構的重點執法領域之一，相關規則在實際執法中被頻繁適用。例如，2024年，法國數據保護監管機構CNIL層因為亞馬遜法國物流公司在倉儲運營中通過掃描設備對員工的工作表現和停工時間進行過度監控，對其處以3200萬歐元罰款⁹。CNIL指出，相關系統持續、高頻記錄員工運算元據，並用於生成詳細的績效與非活躍時間指標，覆蓋面廣、監控精度高，且數據保留期限長達31天，已明顯超出履行管理職責所必需的範圍。

在歐盟工作場所部署視頻監控時，企業應在實施前完成必要性評估，確保監控目的正當、範圍適度，並通過明確告知方式、顯著標識等方式向員工說明監控的位置、用途等基本資訊，嚴格控制錄影保存時間與訪問範圍，避免將監控資訊用於與安全無關的其他目的。同時，應重點關注企業或工廠所在地針對監控行為設定的更為細化的地方性監管要求，例如錄影保存期限的上限、與工會或員工代表協商的前置程式等，並根據當地法規落實相應的管理和操作措施。若確因固定證據或維護企業合法權益需要在未事先告知員工的情況下設置隱蔽或針對性攝像頭，則應在具備初步合理懷疑的前提下，完成嚴格的必要性和比例性評估，確保措施的實施維持在法律允許的範圍內。

常見誤區4：未經區分與限制地監控員工郵件、聊天記錄及設備運算元據

《歐洲人權公約》第八條¹⁰明確規定，私人和家庭生活、住宅和通信的權利受到保護和尊重。歐盟各國司法實踐普遍認為，員工對於自己使用公司網路、郵箱和IT設備所產生的數據，仍享有個人資訊權益及隱私權。雖然雇主出於安全或管理需要可以一定程度上監控公司IT系統使用情況，但必須尊重員工的通訊秘密和隱私權。歐洲人權法院在Bărbulescu v. Romania¹¹一案中明確指出，員工即便身處工作場所，其通信隱私仍受《歐洲人權公約》第八條保護，雇主的監控措施必須具有必要性並配套充分保障。該案中，羅馬尼亞某公司要求員工使用工作帳戶（Yahoo Messenger）處理客戶諮詢，並禁止在工作時間進行私人通信；但公司在未充分告知監控範圍及可能讀取內容的情況下，對該帳戶實施監控，並調取員工與家人、伴侶的私人聊天記錄，以此認定其違反內部規定並將其解雇。在向羅馬尼亞法院主張公司侵犯其通信隱私未獲支持後，員工進一步向歐洲人權法院提起上訴。歐洲人權法院最終推翻羅馬尼亞法院的判決，明確指出，儘管雇主有權管理工作資源，但在工作場所內員工仍享有合理的通信隱私期待，而公司在未經充分告知的情況下實施內容級監控、讀取私人通信記錄並據此解雇員工，缺乏必要性與比例性基礎。

企業應通過正式的書面政策明確公司提供的辦公設備、通訊軟體及帳號的使用規範，清晰告知哪些公司帳號或工具不得用於私人用途，並說明公司在公務通信場景中可能開展的監控範圍、觸發條件和具體目的，確保員工在公司實際落實相應監控措施前，知情權得到充分保障。同時，應嚴格限定可訪問相關數據的人員範圍，並就監控的必要性、所追求的管理目的以及是否存在侵入性更低的替代措施進行審慎評估，確保監控行為在透明、合理和最小侵入的前提下實施。

常見誤區5：要求員工申請病假時提供醫院開具的診斷證明、病歷等載有具體疾病資訊的證明檔

在國內，要求員工在病假期間提供詳細的醫院證明或診斷書並不罕見。然而在歐洲，此類做法因涉及特殊類別個人數據而受到嚴格限制。

在實踐中，員工的健康資訊由職業健康醫生或醫療機構收集和管理，雇主僅接收必要的適用性建議（例如是否適合工作、預計病休期限）。以荷蘭隱私監管機構（AP）的官方說明為例¹²，GDPR賦予了雇主記錄員工病假可能持續時長、該疾病是否涉及工傷事故等必要資訊的權力，但具體疾病的性質和原因不被歸入必要資訊的範圍，即便員工主動告知或給予授權，雇主也不應記錄或對外傳播上述資訊，或據此來評估員工的適崗能力。只有在極為例外的情形下，雇主方可在獲取員工明確同意的基礎上，記錄並向確有必要知情的相關人員共用其疾病性質或原因。例如，員工患有嚴重糖尿病、癲癇等可能在工作中引發緊急風險的醫療狀況時，為保障其本人及周圍同事的安全，確有必要讓密切協作的同事提前知悉相關資訊。德國漢堡數據保護和資訊自由專員就曾因為H&M服務中心，廣泛收集、記錄並長期存儲員工休假經歷、疾病症狀及診斷結果等資訊，用於採取相應措施、做出雇傭相關的決策而對其處以3530萬歐元的罰款¹³。

在處理員工病假與健康資訊時，企業應始終遵循“最小必要性”原則，僅收集履行法定義務或內部人事管理所必需的資訊，例如病假起止時間、預計缺勤期限以及員工是否具備繼續工作的適應性等，而不應索取或存儲具體診斷、病因、治療方案等涉及GDPR規定的特殊類別個人數據。涉及健康資訊的評估應盡可能由職業醫師或依法授權的專業機構完成，企業僅接收其出具的適崗性建議或風險提示。同時，企業應在內部明確限定可訪問健康資訊的人員範圍，確保此類敏感數據僅限於具備相應職責或許可權的HR或相關負責人查閱，並嚴格禁止將該類資訊用於績效評估、紀律處分或其他非正當用途。

常見誤區6：將人臉識別、指紋識別設置為唯一的門禁管理或考勤打卡方式

指紋、人臉等生物識別資訊因具備唯一識別個人的能力，在GDPR框架下被歸類為“特殊類別個人數據”，其收集、使用受到更為嚴格的限制。根據GDPR第9條，除非滿足特定豁免條件，企業原則上不得因管理便利而採集此類敏感數據。即便出於控制出入許可權而部署指紋識別門禁系統等安全目的考慮，確需收集處理此類生物識別資訊，企業也必須證明該做法具有“嚴格必要性”，並已無法通過侵入性更小的替代手段（如門禁卡、密碼）實現同等安全目標。否則，強行採集員工生物特徵資訊可能構成對其基本隱私權的不當干預，違反數據最小化與比例性原則。法國CNIL就曾在2018年，因某公司在未經事先授權的情況下，使用指紋識別打卡機的行為處以罰款，並同時強調此類涉及收集處理生物識別資訊的考勤方案須經過嚴格合法性審查並取得充分授權¹⁴。

在實際操作中，企業應優先採用門禁卡、密碼等常規方式開展出入管理與考勤統計工作。僅當確有必要，且無其他方式可達到同等安全保障水準時，方可考慮使用指紋、人臉識別等生物識別技術。在最終採用前，企業需事先完成數據保護影響評估（DPIA），明確風險評估結果及可行替代方案；同時應在相關管理政策中，清晰列明生物識別資訊的採集目的、具體範圍、保存期限及訪問許可權，確保員工充分知情，並在條件允許的情況下提供非生物識別類替代方案供選擇。此外，生物識別數據應被視為高度敏感的特殊類別個人資訊，企業應嚴格遵循“最小必要”原則進行採集與存儲，並採取加密等有效技術手段加以保護，嚴禁將其挪用於考勤管理以外的其他用途。同時，應根據所在國家關於特殊類別個人數據的合規要求，落實相應的分類分級存儲、訪問許可權控制及安全管理措施。企業還應定期評估該類技術使用的持續必要性，一旦不再符合必要性標準，或有更低侵擾性的替代方案，應及時終止使用。

常見誤區7：忽視或輕視工會、員工代表在隱私與監控議題中的參與

歐盟國家，工會或員工代表往往在雇傭期間的數據保護事務中扮演重要角色，對涉及員工隱私和監控事項的參與權乃至否決權。GDPR第88條明確規定，各成員國可以通過法律或集體協議在雇傭關係領域制定更為具體的規則，並要求配套設置保障員工權利的“適當且具體的措施”。該條同時對透明度、集團內部數據傳輸、工作場所監控等員工數據處理的關鍵情形作出了專門列舉。基於此，歐盟主要成員國普遍通過勞動法規範或行業集體協議作出明確要求：當企業涉及部署攝像頭、引入監控系統、調整資訊系統使用管理規則、實施通信監控等敏感場景時，必須事先履行與工會或員工代表的協商或諮詢義務。

企業應首先梳理並明確所在國勞動法或集體協議中對員工個人資訊處理事項設定強制協商或告知義務的具體情形，即哪些制度或措施的制定與實施必須徵求工會或員工代表的意見，或取得其同意。在涉及此類事項的決策、執行及規則制定過程中，企業應依法制定溝通計劃，安排與工會或員工代表進行充分、實質性的協商，切實保障其法定的參與權、協商權或決策權。同時，企業應完整保存協商過程的相關書面材料，包括會議紀要、工會或員工代表提出的意見、企業回應及相應調整記錄等，以備在後續的合規審計、勞動監察或爭議處理過程中提供證明支持。

儘管近年來歐盟內部已出現希望“調整GDPR以減輕企業合規負擔”的呼聲，但需要明確的是，歐洲員工個人資訊保護體系並非僅依賴GDPR本身構建。該領域還疊加適用各成員國的數據保護立法、勞動法規定，以及由歐洲人權法院判例和各國數據保護機構長期監管實踐共同形成的法律適用體系。再加之員工群體對個人資訊權利的較高的敏感度及維權意識，多重因素疊加作用下，使得該領域的合規標準在可預見的未來難以出現實質性放寬。

中國企業在歐洲開展用工管理，需緊密結合目標國家本地法律、監管機構指南及相關司法實踐，制定針對性合規策略。同時，應持續跟蹤中歐雙方相關制度的動態調整，建立並定期迭代合規成熟度評估機制。針對實務中爭議較大或適用存在不確定性的議題與細節，需及時尋求專業律師或數據隱私顧問的支持。遵守法規並非負擔，而是提升管理水準、凝聚員工信任、塑造合規聲譽並增強全球人才吸引力的重要契機。中國出海企業唯有正視歐洲嚴格的數據保護監管，腳踏實地、主動應對，方能將合規風險轉化為可持續競爭優勢，在國際市場中行穩致遠。